SIEGE - Assistant Achats médicaux - H/F

A PROPOS DE LA CHAÎNE DE L'ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Aider les enfants les plus marginalisés est plus qu’une obligation morale, c’est une condition indispensable pour atteindre les objectifs 2030 des Nations Unies relatifs à la santé et au bien-être des enfants.

Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

Afin d’accompagner la croissance de l’association et contribuer à optimiser l’approvisionnement et la gestion des stocks pour les opérations de la Chaîne de l'Espoir, nous recrutons un(e) Assistant achats médicaux.

POSTE ET MISSION

Au sein du Département Achats et Logistique, votre mission consiste à assurer la gestion de la base de données (BDD) et le suivi des achats pour les opérations de la Chaîne de l'Espoir, principalement médicaux et biomédicaux.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la Responsable des Achats Médicaux et des acheteurs produits, enrichir et tenir à jour la base article des achats médicaux et biomédicaux de l’association.

Créer les fiches articles des nouvelles références en vue des commandes fournisseurs à venir, et de l’export des produits, sur la base des informations transmises par les acheteurs et les fournisseurs.
Mettre à jour les données tarifaires en fonction de l’évolution des prix et accords commerciaux ;
Mettre à jour les données techniques en fonction des évolutions des références chez les fournisseurs (nomenclature, conditionnement, spécifications etc.)
Le cas échéant, rechercher et compléter les informations réglementaires manquantes (codes douaniers, données de sécurité).
Supprimer ou archiver les articles obsolètes.
Ordonner et gérer la base de connaissance des articles médicaux et biomédicaux (catalogues fournisseurs, fiches techniques, données réglementaires).

Assurer l’administration des achats en soutien aux acheteurs de l’association et en lien étroit avec les services financiers (comptabilité et contrôle de gestion).

De façon générale, appliquer les procédures d’achats et d’archivage de l’association.
Préparer les commandes fournisseurs pour le compte des acheteurs (obtention des cotations, rédaction des commandes)
Suivre la bonne réalisation des livraisons fournisseurs, (et notamment la gestion des reliquats) en lien avec la Chargée de Logistique Export et le prestataire gestionnaire de stock.
Préparer la validation de la facturation des fournisseurs.
Contribuer à la rédaction des ordres de préparation du prestataire logistique.
Suivre la résolution des litiges (incidents de livraison, erreur de facturation…) chez le fournisseur, en lien avec l’acheteur concerné.
En cas d’urgence et par délégation, passer des commandes pour le compte des acheteurs.

Exploiter la base de données pour optimiser les achats, la gestion des stocks et la chaine d’approvisionnement :

Produire les indicateurs d’activités généraux du département.
Produire les synthèses et études demandées par les acheteurs (CA fournisseur,20/80, évolutions tarifaires etc.).
Analyser les flux entrants et sortants et les niveaux de stock par famille de produit, par type d’opération, par destination etc.
Construire et tenir à jour la liste des fournisseurs et contacts.

Contribuer aux chantiers de fonds du service achats médicaux :

Participer à la préparation et à la réalisation d’appels d’offres.
Participer à la créations de documents et procédures internes.
Contribuer à la préparation des audits.

FORMATIONS ET COMPÉTENCES

Formation/ Expérience :

Niveau d’études requis : BAC+3 minimum en administration des ventes, achat et commerce international.
La connaissance des achats médicaux, de l’industrie pharmaceutique, et/ou une expérience dans le domaine serait très appréciée.

Compétences et aptitudes :

Dynamisme, très grande rigueur et sens de l’organisation.
Maitrise d’un ou plusieurs progiciels type ERP, logiciel achat et/ou de gestion de stock.
Gestion des bases de données, et maîtrise d’Excel.
Expérience en gestion des relations commerciales et administration des ventes.
Bonnes capacités rédactionnelles et bon niveau d’anglais oral et écrit.
Fortes capacités organisationnelles et résistance au stress
Intérêt pour l’action humanitaire internationale