Chargé(e) de voyages

La Chaîne de l’Espoir, association française fondée en 1994, est un réseau d’excellence et d’expertises médico-chirurgicales, un acteur de santé engagé dans l’accès aux soins et l’éducation des enfants les plus pauvres aux quatre coins du monde.

Nos missions

  • Les soins en France : lorsqu’il n’existe pas dans leur pays les moyens de les soigner, les enfants sont transférés en France pour être opérés dans des structures hospitalières partenaires de La Chaîne de l’Espoir.
  • Les missions à l’étranger : lorsqu’il est possible d’opérer les enfants chez eux, La Chaîne de l’Espoir envoie ses équipes pour des missions opératoires, techniques et de formation pratique et théorique.
  • Les projets hospitaliers : La Chaîne de l’Espoir réhabilite, construit et équipe des structures hospitalières adaptées. Elle donne aux équipes locales la possibilité de soigner elles-mêmes leurs enfants et transmet compétences et savoir-faire.
  • Les interventions d’urgence auprès des populations victimes de catastrophes humanitaires.
  • L’accès à l’éducation et la santé scolaire.

 

Mission générale du poste

Dans le cadre des programmes mis en œuvre par l’Association, le/la titulaire du poste est en charge du traitement des déplacements de l’ensemble des personnels affectés aux missions de La Chaîne de l’Espoir et des enfants opérés en France.

Principales activités

Voyages

  • Assure en collaboration avec le coordinateur des programmes du pays concerné, le traitement des demandes de voyages des missionnaires et personnels de La Chaîne de l’Espoir dans le respect des délais et la recherche constante du meilleur rapport qualité /prix (billets d’avions et trains).
  • Fait appliquer et met en œuvre la Politique Voyages de l’association : respect des limites budgétaires, des processus de validation et des règles de fonctionnement, ainsi que les documents associés.
  • Prépare l’ordre de mission ou la lettre d’invitation du voyageur et les envoie au coordinateur concerné.
  • Remplit les fiches de per diem des voyageurs en cohérence avec le plan de vol et le tableau de référence, et les transmet au responsable du programme pour validation.
  • Effectue les démarches liées aux assurances pour le risque de guerre (pour les pays concernés) pour le compte du voyageur.
  • Assure l’archivage des billets, réservations et documents liés.

Visas

  • Assure en lien avec les autorités compétentes et le coursier de l’association, la gestion des demandes de visas pour toutes les missions de La Chaîne de l’Espoir.
  • Tient à jour la base de données des visas par pays (détail des formalités, documents requis, contact ambassade etc.).

Hôtels

  • Assure en collaboration avec le coordinateur des programmes du pays concerné, le traitement des demandes de réservation d’hôtel des missionnaires de La Chaîne de l’Espoir.
  • Assure en lien avec les prestataires de voyages (et le représentant pays concerné le cas échéant) la sélection et la gestion commerciale d’hôtels de référence.

Suivi et gestion

  • Assure la mise à jour permanente du tableau reprenant l’ensemble des déplacements en cours ou prévisionnels de La Chaîne de l’Espoir.
  • Tient à jour un tableau de suivi des frais liés aux déplacements aériens afin d’optimiser le budget destiné à ce poste.
  • Tient à jour le tableau des prix moyens par destination.
  • Contrôle et valide la facturation mensuelle des prestataires de voyage.
  • Suit la performance des différents prestataires et participe aux négociations commerciales : revues d’activité, remises en concurrence, gestion des litiges.

Programme "Soins des enfants en France"

  • S’assure de la réservation du billet d’avion de l’enfant, de l’obtention de son visa et des assurances et documents exigés en fonction du pays d’origine.
  • Transmet les coordonnées des convoyeurs à Air France.
  • Assure un retour régulier d’information aux responsables du programme sur les différents dossiers en cours.

 

Ville : Paris 15

Formation du candidat

  • Formation universitaire Bac +2 (DUT…) à Bac +5 (Master…) en économie, comptabilité, langues, tourisme…
  • Formation de type école de commerce avec idéalement une spécialisation en administration des entreprises du tourisme, achats ou gestion de projets.

Qualités requises

  • Bon niveau d’anglais impératif.
  • Nous recherchons une personne engagée et dynamique avec une capacité à travailler en urgence.
  • L’organisation, la rigueur et la gestion des priorités sont des qualités indispensables pour être à l’aise dans ce poste qui demande de vraies qualités de gestionnaire ainsi que beaucoup de patience et de minutie.
  • Bonne humeur, souplesse de caractère, sens relationnel et diplomatie fortement appréciés.

Expérience : 5 à 10 ans

Salaire / Indemnité : 

  • La rémunération sera basée selon votre profil.
  • Vous bénéficierez de tickets restaurant d’une valeur de 8,30€ (60% part employeur), d’un remboursement à hauteur de 50% de vos dépenses de transport en commun et d’une complémentaire santé attractive (50% part employeur).
  • 23 jours RTT/an + 5 semaines congés payés.

 

Merci d’adresser votre candidature sous la référence CV à l’attention de Thomas Mougel à l’adresse recrutement@chainedelespoir.org

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