SIEGE – Chargé de Voyages – H/F

Poste et mission

Rattaché(e) au Responsable Achats et Logistique, au sein de la Direction Administrative et Financière, vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction des programmes, les prestataires de service, équipes terrain et la comptabilité du siège. Vous êtes responsable du traitement des déplacements de l’ensemble des personnels affectés aux missions internationales de la Chaine de l’Espoir et des enfants opérés en France (transports, assurance & hébergements). Vous assurez le suivi des prestataires et de l’optimisation des coûts du budget voyages de l’association. Vous êtes en charge du développement des moyens et de l’offre de service du service voyages (partenariats, suivi de satisfaction, gestion de l’accueil sur le terrain).

Activités principales

Le poste se décline suivant plusieurs axes de travail :

1. Voyages et procédures administratives liées
2. Hébergements
3. Programme « Soins des enfants en France »
4. Suivi et gestion commerciale
5. Développement du service

 

ACTIVITES PRINCIPALES

 

Voyages et procédures administratives :

• Assurer le traitement des demandes de voyages des personnels de la Chaine de l’Espoir dans le respect des délais et la recherche constante du meilleur rapport qualité /prix (billets d’avions et trains).
• Assurer le traitement des demandes de réservation d’hôtel des missionnaires voyageurs de la Chaine de l’Espoir.
• Faire appliquer et mettre en œuvre la Politique Voyages de l’association : respect des limites budgétaires, des processus de validation et des règles de fonctionnement, ainsi que les documents associés.
• Préparer l’ordre de mission ou la lettre d’invitation du voyageur et les envoyer au coordinateur du programme concerné.
• Remplir les fiches de per diem des voyageurs en cohérence avec le plan de vol et le tableau de référence, et les transmettre au responsable du programme pour validation.
• Effectuer les démarches liées aux assurances pour le risque de guerre (pour les pays concernés) pour le compte du voyageur.
• Assurer l’archivage des billets, réservations et documents liés.
• Assurer la mise à jour permanente du tableau reprenant l’ensemble des déplacements en cours ou prévisionnels de la Chaine de l’Espoir.
• Assurer en lien avec les autorités compétentes et le coursier de l’association, la gestion des demandes de visas pour toutes les missions de la Chaine de l’Espoir.
• Tenir à jour la base de données des visas par pays (détail des formalités, documents requis, contact ambassade etc.).

 

Hébergements :

• Assurer en lien avec les prestataires de voyages et les équipes Chaine de l’Espoir sur le terrain la sélection et la gestion commerciale d’hébergements de référence dans les différents pays d’intervention.

 

Programme « Soin des enfants en France » :

• Assurer la réservation du billet d’avion de l’enfant, vérifier l’obtention de son visa et des assurances et documents exigés en fonction du pays d’origine.
• Faire l’interface avec les convoyeurs chargés de l’accompagnement.
• Assurer un retour d’informations régulier aux responsables du programme sur les différents dossiers en cours.

 

Suivi et gestion commerciale :

• Tenir à jour et analyser les indicateurs mensuels d’activités du service (volumétrie, CA, prix moyen, anticipation moyenne)
• Suivre la performance des différents prestataires et participer aux négociations commerciales : revues d’activité, remises en concurrence, gestion des litiges.
• Contrôler et valider la facturation mensuelle des prestataires de voyage.

 

Développement du service :

• Mettre en œuvre et développer les partenariats dont bénéficie l’association auprès des prestataires (compagnies aériennes, hébergements).
• Développer l’offre de services pour les voyageurs et notamment la gestion des hébergements sur le terrain.
• Représenter l’association sur le périmètre Voyages et développer sa présence en externe : réseaux professionnels, inter-ONG, etc.

 

Formation et experience

Formation/ Expérience :

Formation supérieure en Travel management

Une expérience de 2 à 3 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG ou entreprise internationale, ou chez un prestataire de voyages.

 

Compétences et qualités requises

Compétences et aptitudes :

• Excellentes capacités de priorisation et de planification
• Très bonnes connaissances des acteurs et du secteur du voyage à l’international (aérien, hébergements, formalités administratives)
• Rigueur et fiabilité
• Autonomie
• Bon niveau d’anglais
• Gestion du stress et réactivité
• Bonne humeur et aisance relationnelle
• Négociation commerciale
• Maîtrise des outils informatiques (Excel)