SIEGE – Chargé de gestion administrative RH H/F

Poste et mission

Sous la supervision de la Responsable pôle administratif RH et Voyages et au sein de la Direction des Ressources Humaines, le Chargé de gestion administrative RH a pour mission d’assurer le suivi et la gestion administrative du personnel siège et international de La Chaîne de l’Espoir. Il participe également aux volets recrutement et intégration du personnel. Le chargé de gestion administrative RH sera également amené à contribuer à la définition de la stratégie RH et aux différentes politiques RH pour accompagner la structuration du département.

Activités principales

Le chargé de gestion administrative RH se verra confier les missions suivantes :

• Assurer la gestion administrative du personnel
• Participer à l’intégration du personnel
• Rendre compte de son activité et communiquer
• Participer aux politiques et à la stratégie RH

1 – Assurer la gestion administrative du personnel

• Elaborer les contrats et avenants des salariés siège, stagiaires et expatriés
• Accompagner l’élaboration des accords de volontariat
• Assurer la création et mise à jour des dossiers administratifs du personnel
• Transmettre et suivre les documents internes relatifs aux fins de contrat à durée déterminée, fin de période d’essai, fin de période de mutation, renouvellement des CDD des personnels
• Gérer au quotidien, les échanges avec les services administratifs / organismes sociaux (caisses et organismes d’assurance), assurer le suivi effectif des arrêts maladie et les relations avec la médecine du travail.
• Garantir la conformité documentaire, déclarative et administrative des dossiers du personnel
• Mettre à jour les dossiers, en interne et auprès des services administratifs et sociaux, préparer les avenants au contrat de travail
• Clore les dossiers en fin de contrat, en interne et auprès des services administratifs et sociaux ; veiller à l’édition des documents règlementaires de fin de contrat.
• Organiser la mise à jour et l’archivage des dossiers administratifs de l’ensemble du personnel de la Chaîne de l’Espoir
• Assurer la prise des RDV auprès de la Médecine du travail et auprès de l’institut Pasteur et partager les convocations aux salariés
• Effecteur l’affiliation et la radiation des salariés auprès des organismes de santé et assurance (Mutuelle, CFE, prévoyance santé)
• Superviser les DPAE
• Garantir la tenue à jour des outils de suivi RH (suivi charte de télétravail, visites Médecine du travail, visites Pasteur)
• Être à l’écoute du personnel, répondre aux besoins d’information

 

2 – Participer à l’intégration du personnel siege et expatrié

• S’informer des processus de recrutement en vue de la gestion contractuelle (début et fin de contrat, anticiper les besoins d’ouverture / de renouvellement ou de fermeture des dossiers administratifs
• Participer à l’accueil les nouveaux embauchés

 

3 – Rendre compte de son activité et communiquer

• Etudier les demandes des autres services, les attentes du personnel sur les questions administratives et proposer des améliorations
• Assurer l’appui RH sur les audits
• Répondre aux demandes de renseignements divers, documents, courriers relatifs à la « vie » des salariés des personnels siège et terrain
• Créer des outils de reporting sur l’activité RH (turn-over, délais de recrutement, ancienneté…)

 

4 – Participer aux politiques et à la stratégie RH

• Participer à l’amélioration de la qualité de vie au travail :
• Accompagner la mise en place de projets RH
• Participer à la communication RH (emails d’accueil des nouveaux salariés et stagiaires)
• Participer à l’élaboration de supports de communication (fiches d’information)

Formation et experience

De formation supérieure BAC+2 minimum de type gestion des ressources humaines. Une expérience réussie au siège d’une association ou ONG internationale est un atout.

Compétences et qualités requises

• Gestion des déclarations administratives du personnel
• Gestion des contrats-type de travail (élaboration, modification, renouvellement, fin de contrat)
• Connaissance du droit social / droit du travail
• Très bon relationnel, savoir travailler en équipe et avec des multiples interlocuteurs
• Adaptabilité, polyvalence, rigueur
• Réactivité, proactivité, anticipation, contrôle et autonomie
• Dynamisme, résistance au stress, capacité à travailler sur de multiples dossiers de manière concomitante, sens de l’humour
• Capacité d’écriture excellente et rigueur rédactionnelle (français et anglais), capacité d’analyse et de synthèse
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Anglais professionnel (niveau intermédiaire minimum, à l’écrit comme à l’oral)
• La connaissances / intérêt du secteur humanitaire est un atout